?

最近肺炎疫情嚴(yán)峻，一波未平，一波又起，對大多數(shù)企業(yè)產(chǎn)生不同程度的影響，而且無法預(yù)料何時會終止，即便疫情結(jié)束了，公司運作還需要一段時間才能復(fù)原。從2月份開始，很多公司都進(jìn)行了相應(yīng)的防疫措施，但「計劃永遠(yuǎn)跟不上變化」這句話，活生生地考驗著公司高層和管理部門，因為每日一變的疫情和政府規(guī)定，讓剛討論好的應(yīng)變措施又要再變了！

?

不可抗力的突發(fā)因素

?

17年前的SARS疫情影響跟這次相比，真是小巫見大巫，當(dāng)年在企業(yè)里的防疫應(yīng)變措施，也相對容易多了。很多公司都有一個「緊急應(yīng)變計劃」，我也曾負(fù)責(zé)寫過公司的緊急應(yīng)變計劃，當(dāng)時也是千辛萬苦找到某家大公司的應(yīng)變計劃，文章一大抄，稍做修改就交差。簡單來說，這個緊急應(yīng)變計劃的目的是：當(dāng)一些突發(fā)的不可抗力因素發(fā)生時，要采取哪些具體措施，來確保公司運作的正常。因此會把可能發(fā)生的不可抗力因素都寫進(jìn)去，例如地震、臺風(fēng)、火災(zāi)、水災(zāi)、停電、罷工等，然而這些不可抗力的因素，都是能預(yù)想到或經(jīng)歷過的狀況，一些從未發(fā)生過的事件，自然就不會出現(xiàn)在緊急應(yīng)變計劃里了。

?

舉個例子，1999年的千禧年危機(jī)，當(dāng)時說的是：電腦的內(nèi)建日期會因為跨到2000年1月1日0分0秒時而大亂，理論上這是1000年才會發(fā)生一次，電腦發(fā)明才幾十年，沒有人碰過這個問題。當(dāng)時公司還緊急制定應(yīng)變計劃，如何以人工作業(yè)方式來確保各部門作業(yè)，還要先把電腦里的資料做好備份，我們只知道資訊部門關(guān)起門忙翻天了，最后所幸沒有看到或聽說有哪個企業(yè)因此發(fā)生電腦災(zāi)情。到底有沒有千禧年危機(jī)？會不會發(fā)生？現(xiàn)在回想起來，對我們這些資訊外行人而言，有點像彗星撞地球的感覺呢！

?

?

實務(wù)上，企業(yè)的緊急應(yīng)變計劃是一份平常躺在檔案柜的SOP文件，一旦有突發(fā)狀況發(fā)生時，可以立刻迅速地按照SOP采取相應(yīng)的應(yīng)變措施，才不至于手忙腳亂、不知所措。如有從未發(fā)生的突發(fā)狀況，再拿出來增修即可，經(jīng)歷過SARS或千禧年危機(jī)的公司，或許會在緊急應(yīng)變計劃增加相關(guān)應(yīng)變措施。如果公司已有前人留下來的緊急應(yīng)變計劃，是管理部門的大幸，如果還沒有，就要考慮要不要為公司撰寫第一版的緊急應(yīng)變計劃了！千頭萬緒，第一版的緊急應(yīng)變計劃該如何撰寫呢？

?

?

要能讓人信任和安心

?

放眼世界各國政府的防疫因應(yīng)措施，政府每天發(fā)布疫情說明和相應(yīng)措施，政府信息要即時和公開透明，才能獲得了大多數(shù)人民的「信任」！也因為有了「信任」，才能讓大家覺得「安心」，進(jìn)而愿意配合政府的措施。

?

?

企業(yè)的緊急應(yīng)變計劃也一樣，最重要的是「讓人信任和安心」！讓哪些人信任和安心？這些人在意的有哪些？具體的應(yīng)變措施能否讓這些人信任和安心？

?

一、股東和老板：

?

他們在意的是公司運作要能正常、確保營收和員工能正常工作。因此，應(yīng)變措施的規(guī)劃有3個重點：如何減少損失、恢復(fù)前如何運作、如何在最快時間內(nèi)恢復(fù)正常運作。這常常牽涉到流程改變和跨部、跨區(qū)甚至跨國協(xié)調(diào)等作業(yè)面。

?

二、員工：

?

員工在意的是職場環(huán)境的安全、是否影響假勤和薪資收入。當(dāng)突發(fā)狀況發(fā)生時，進(jìn)行哪些具體的補(bǔ)強(qiáng)補(bǔ)救措施，既能讓員工安心工作，也能讓員工有所依循來配合。再者，公開透明的即時訊息是很重要的，隨著事件處理的變化，管理部門必須將最新狀況即時告知員工。如果情況嚴(yán)重，必要時要把員工家屬也納入溝通的對象，讓員工家屬也信任安心。

?

三、客戶與供應(yīng)商：

?

客戶在意的是他的訂單會不會受影響，供應(yīng)商則在意他的供貨和應(yīng)收帳款是否如常；相關(guān)部門必須做好即時的溝通，主動告知相關(guān)的因應(yīng)措施，展現(xiàn)公司的誠意和應(yīng)變能力。

?

四、政府單位：

?

某些突發(fā)事件需要與政府相關(guān)單位進(jìn)行溝通、回報或請求協(xié)助，有的公司甚至要應(yīng)付新聞媒體的對外公關(guān)工作，這涉及到如何取得事件資訊的正確性和即時性。

?

?

科技工具運用的前提

?

不同時期都有不同的科技工具，可以運用在應(yīng)變措施上，因此必須與時俱進(jìn)，思考如何充分運用當(dāng)時的科技工具。舉例來說，SARS期間，耳溫槍是最新的量體溫工具，但因塑膠套需要經(jīng)常擦拭消毒更換，因此才出現(xiàn)了額溫槍、紅外線測量等新工具。

?

最近最夯的話題是遠(yuǎn)程工作、分組分時工作的規(guī)劃，這若在SARS期間是很難做到的事，但現(xiàn)在每個員工都有自己的電腦、網(wǎng)路發(fā)達(dá)，甚至云端技術(shù)也很普遍，在家工作變得是件很容易的事了。但每家公司的營運模式不同，并非每家公司都適合這種應(yīng)變模式，建議應(yīng)具備以下2個前提，才能真正的順利進(jìn)行遠(yuǎn)距工作、在家上班：

?

?

一、公司已有足夠使用的資訊工具與設(shè)備，切勿臨時添購一些價格昂貴、實用性不大的資訊工具。

?

?

二、老板、主管和員工之間，必須有充分信任的默契，否則遠(yuǎn)距工作反而會引起一些管理爭議。

?

?

撰寫一套適合自己公司的緊急應(yīng)變計劃，確實是一項大工程，會涉及到公司內(nèi)部及外部的許多單位和作業(yè)，而每一家公司的運作模式不同，如果只是參考復(fù)制別人的緊急應(yīng)變計劃，恐有諸多疏漏或不足之處，即使有一套緊急應(yīng)變計劃，也還是可能有其他料想之外的狀況發(fā)生，這就必須依靠管理部門的臨機(jī)應(yīng)變能力了。不論突發(fā)狀況如何演變，只要秉持著「讓人信任和安心」原則所做出的應(yīng)變措施，應(yīng)該也是正確的決定！

?