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　　人力資源管理部門的工作重點在于解決公司員工問題，繼而為公司帶來業(yè)績的增長。但一些無關痛癢且繁復的事項(例如影印文件和輸入資料數(shù)據(jù)等)嚴重影響他們的工作進度，未能解決基本人力資源問題之余，甚至會拖慢企業(yè)發(fā)展進度。

　　為了提升業(yè)務效率，不少企業(yè)選擇采取高效業(yè)務流程管理(Business Process Management)，將部分工序電子化，甚至自動化，讓日復日重復的任務可以獨立運作，而無需人力監(jiān)督。然而，相比起前線生產(chǎn)，人力資源在自動化流程運用上仍然很低。

　　如果您的公司還沒采取自動化人力資源管理系統(tǒng)，并且出現(xiàn)以下情況，就必須多加留心了。

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　　情況一：人力資源部門耗費大量時間處理日常事務

　　人力資源管理包括大量文書工作，而其中以招聘人才最為耗費時間。傳統(tǒng)的招聘程序十分繁復，從發(fā)出招聘廣告，到成功為公司吸納新血，當中牽涉大量文件資料，需逐一整理及篩選。

　　根據(jù)國外招聘平臺一項調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，于沒有實行自動化人力資源管理系統(tǒng)的公司，每位HR平均每周花費14小時或更長時間處理其實可自動完成的工作。結果表明若公司利用科技自動化流程，繁復的日常工作將可有效地處理，人力資源管理部門將會節(jié)省更多時間，可專心處理員工事項，更深入了解員工的需求。

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　　情況二：紙本文件占用辦公室大量的空間

　　香港法例規(guī)定公司必需保存所有業(yè)務紀錄，為期最少7年。除了業(yè)務紀錄，不少公司均選擇以文本記錄的方式儲存文件，特別是員工資料。試想像一下，若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書、面試紀錄，到年終表現(xiàn)評核之紙本文件全部儲起，不單霸占了辦公室大量空間，亦造成紙張的浪費。

　　倘若企業(yè)選擇電子化相關流程，例如用電子表格取替紙本表格，則能令行政更有效率。以招聘程序為例，求職者于網(wǎng)上填妥電子表格后，連同履歷表、推薦信等文件一同遞交。這樣不但方便相關的部門跟進，加強部門與HR之間的協(xié)作，二來容易管理及整合所有資料，方便作出篩選，加快招聘程序。

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　　情況三：公司未能及時給予員工應有的福利

　　如上文提及，在沒有自動化人力資源管理的公司內(nèi)，HR需花費大量時間處理繁復文書工作，變相縮短了解員工需求的時間，阻礙HR處理最基本需要解決的「人力資源」問題，及為員工提供適切的協(xié)助及福利。例如，人力資源管理部門因忙于文書工作，而無暇處理員工的表現(xiàn)評核，拖慢公司季度評核流程，或者未能及時通知新同事的入職注意事項，甚至未能跟進員工的申請事項等，均會影響公司內(nèi)部的士氣。

　　如果將公司人力資源管理系統(tǒng)自動化，則可以自動追蹤員工狀態(tài)，清楚員工何時符合享有福利的資格，例如醫(yī)療福利、年中花紅比例等，亦可以在后期統(tǒng)一作出調(diào)整，加快管理流程。

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　　情況四：人力資源成本高

　　公司日常印刷紙本文件(如內(nèi)部表格、合約和告示等)都消耗大量的紙張。另一方面，企業(yè)經(jīng)常忽略計算人力資源的成本，這些文件從處理到存檔都會耗費大量的人力資源及時間，令企業(yè)耗費大量的人力資源成本，甚至需要支付額外的加班費用。為盡可能地減少營運成本，企業(yè)應該考慮選擇電子化業(yè)務流程，例如改用電子表格取替公司內(nèi)部申請表格，用電子公告形式取替紙張告示。

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　　情況五：行政處理上出現(xiàn)雙重標準

　　盡管公司有明確的工作流程指引，但面對不同人手處理的資料，也難以保證達到內(nèi)容的一致性。簡單一個例子，日期格式上的不一致亦容易引起誤會，「02/01」指的是一月二還是二月一呢?

　　另一個例子，在招聘程序上，一位求職者的能力范圍符合公司要求，但預期薪酬卻超出公司預算，寬松的HR會選擇給予該位求職者面試機會，而嚴謹?shù)腍R可能會直接篩走該求職者。畢竟「應否給予求職者一個面試機會」是較為主觀的問題，但在爭論上可能會耗費較長的時間，若果交由自動化的人力資源管理系統(tǒng)處理，這些問題就能迎刃而解，電腦系統(tǒng)會根據(jù)公司設定，直接篩走預期薪酬過高的求職者，或者選擇保留名單，無疑是減輕了人力資源管理的工作負擔。

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　　情況六：經(jīng)常出現(xiàn)人為錯誤

　　依賴人手輸入數(shù)據(jù)，將很大機會出現(xiàn)難以避免的人為失誤。輸入多一個少數(shù)點、少一個少數(shù)點的落差足以帶給公司巨大的損失;員工身體不適、精神狀態(tài)不佳都是可能造成錯誤的成因，盡管再細心也難以確保沒有漏網(wǎng)之魚。在紙本文件為主導的情況下，入錯Data、存錯檔案是常有發(fā)生的事情，需要找出錯處也并非一時三刻可以完成的。

　　而人力資源管理系統(tǒng)自動化，能為耗時的日常工作提供技術支援，也確保服務的一致性，降低錯誤率的發(fā)生。

　　置身于數(shù)碼時代，想要提升企業(yè)的競爭力，首選就是把業(yè)務的流程自動化。自動化人力資源管理系統(tǒng)，除了能降低成本以外，更能改善人力資源流程，避免人為錯誤以致?lián)p失，更能提升企業(yè)的靈活程度!