大家都在如期進行自己的工作，你的工作為什么都做不完?今天小編帶大家分析一下工作效率低的原因有哪些?如何提高效率?

　　第一，公文包塞很滿，什么東西都要帶，卻沒用到過!

　　想讓工作速度提升，先從幫公文包瘦身開始!

　　你平常使用的公文包大不大?被工作追著跑的人，有一個共通的特征，那就是使用的公文包特別大。

　　拜訪客戶的時候，總是拎著一個巨大的公文包，里頭塞著厚厚的提案書，以及不太可能派得上用場的參考資料。甚至還放了幾本路上要看的書，搞得整個公文包沉重?zé)o比(而且那幾本書很可能就這么一直帶著，永遠沒有看完的一天)。

　　面對客戶的時候，為了不枉費自己特地制作的超厚提案書，拼命講得口沫橫飛，結(jié)果沒辦法在約好的時間內(nèi)結(jié)束，最后搞得手忙腳亂。

　　而且會把公文包塞得爆滿的人，通常自己的工作行程也會塞得爆滿。例如總是把交通時間算得剛剛好，一天約了五、六個客戶，結(jié)果可能因為一次商談太晚結(jié)束，或是遇上電車誤點，導(dǎo)致后面的約全部延誤，給客戶添麻煩。不僅如此，而且很容易不小心接下超過自己所能負荷的工作量。

　　太過相信自己的能力，受到托付時總認為這一點工作應(yīng)該擠得下，不但工作檔期規(guī)劃不夠精確，而且太過低估每一件工作所需要花費的時間。有時甚至完全沒有進行評估，就接下工作。到頭來工作處理不完，不僅給別人添麻煩，而且還得借助別人的幫助才能度過難關(guān)。

　　另一方面，工作提早結(jié)束的人，使用的必定是小尺寸的公文包。

　　因為小，能放的文件當(dāng)然不多。提案書必須盡量精簡，而且不能攜帶太多無關(guān)緊要的資料。如此一來，向客戶說明時也會變得言簡意賅、掌握重點。而且這種人不會排出太過勉強自己的檔期安排及工作計畫，他們相當(dāng)清楚自己一小時能處理多少工作，因此當(dāng)工作找上門時，會懂得量力而為，不會勉強接下，當(dāng)然也就幾乎不會給他人添麻煩。安排一天的行程時，他們也會習(xí)慣將電車誤點的風(fēng)險納入考量，加入一些緩沖的時間。

　　這種人永遠只做自己做得到的事，只帶一定會用得到的東西。

　　提高效率訣竅：不在工作的時間安排上太過勉強自己。

　　為了在不影響工作便利性的前提下縮小公文包，提供作者所采用的一些技巧：

　?。?）電腦里已經(jīng)有的資料，就不攜帶紙本。

　?。?）用不到的東西，盡可能不要放入公文包里。

　?。?）可能用得到的東西，要先想像出這樣?xùn)|西派上用場的具體情境，才能放入公文包內(nèi)。

　?。?）每次回到辦公室，就把公文包里的所有資料全部拿出來。

　?。?）筆記本只帶一本。

　　（6）筆記用具全部放進鉛筆盒內(nèi)，筆最多只帶兩支。

　?。?）事先預(yù)期客戶會交付某些資料，在公事包內(nèi)放入空的透明文件夾。

　?。?）隨身攜帶釘書機，以避免紙張散落。

　　（9）一個文件夾里不放兩家客戶公司的資料，以避免混淆。

　　（10）帶在身邊的書不超過兩本。

　?。?1）就算是一定會用到的物品，備用品也僅限一件。

　?。?2）水、糖果除非完全喝光、吃光了，否則絕不再買。

　?。?3）不要過度依賴電子錢包。

　　如果是到講座上課或拜訪客戶，會先制作出一份攜帶物品清單，只帶清單上所寫的物品(有例外)。

　　第二，遇到大件工作就想拖延，期限逼近才手忙!

　　大件工作讓你想拖延?高產(chǎn)出的人都用這招解決：

　　制作提案書或企劃書這類需要發(fā)揮創(chuàng)造力的工作，或是構(gòu)思新進人員的招募計畫這類需要花長時間處理的工作，很容易遭到暫時擱置。等到工作期限逼近了，才開始手忙腳亂的趕緊處理。說穿了，就是不到火燒眉毛就不做，等到?jīng)]時間了才咬緊牙關(guān)硬把東西擠出來。習(xí)慣這種做事方式的人，就是最后沖刺型的人。

　　或許有些人會認為反正最后趕得出來就行了。但這種最后沖刺型的做法隱含著許多風(fēng)險。例如你可能會遇到以下這些狀況：

　　（1）趕在期限前完成的企劃書不符合上司所要求的方向，只好熬夜重做。

　　（2）平常固定合作的設(shè)計師，不僅成果品質(zhì)佳且只要兩個工作天就能完成工作。但是你一聯(lián)絡(luò)之下，才發(fā)現(xiàn)該設(shè)計師正在放長假。你無計可施，只好趕緊把工作委托給另一名從網(wǎng)絡(luò)上找來的設(shè)計師。沒想到該設(shè)計師需要的工作天數(shù)比較長，最后沒能趕在客戶交代的期限內(nèi)完成，而且設(shè)計出來的品質(zhì)還不怎么樣。

　?。?）原本兩星期前預(yù)約就可以的飯店，竟然客滿了。而且因為當(dāng)?shù)貏偤靡e辦一場學(xué)術(shù)研討會的關(guān)系，附近的飯店也都處于客滿的狀態(tài)。你迫于無奈，只好改訂比較遠的飯店，給不少人添了麻煩。

　　但如果早點開始處理，這些情況大多可以避免。就算真的出了什么意外，也還來得及想出更好的因應(yīng)對策。換句話說，起步?jīng)_刺能夠有效減少工作量。

　　工作總是等到最后才完成的人，大多帶有以下三種特質(zhì)：

　　1. 覺得臨時抱佛腳能夠帶來快感

　　這種人就是喜歡臨時抱佛腳。情況愈危急，心情愈亢奮。

　　像這樣的人，大多是在當(dāng)學(xué)生的時候感受到了熬夜讀書沖刺的快感。因此他喜歡在工作最后期限的一星期前開始奮戰(zhàn)，每天只睡三小時，在最后關(guān)頭將工作完成。換句話說，不到最后關(guān)頭，他們是不會采取行動的。

　　2. 對工作內(nèi)容只有大方向的概念

　　這種人對工作往往只抱持著大方向的概念，例如制作要向B 公司提案的企劃書，或是準(zhǔn)備講座資料等。由于范圍太大，容易提不起勁。

　　但如果把制作B公司的企劃書切割成：思考客戶在意的是什么，寫出企劃書的核心概念、寫出企劃書的大概、想好大綱、訂定行程計劃等等細節(jié)，每個細節(jié)看起來都不是什么太困難的事情(像這樣把巨大的任務(wù)進行切割之后一一消化，在心理學(xué)上稱作下切法) 。

　　可惜這種人往往不懂得將工作進行切割，因為不范圍太大，一時之間知該如何下手，這時就會產(chǎn)生這工作有點棘手，不如先從較緊急、期限較短的工作開始處理的念頭。然而遭到擱置的那件事情，卻會成為心中的疙瘩。內(nèi)心深處一直想著那件工作還沒做，沒有辦法集中精神，最后導(dǎo)致先處理的工作也沒有辦法做好，或是拖長了完成的時間。

　　3. 把希望寄托在未來的自己身上

　　習(xí)慣擱置工作的人，經(jīng)常會把晚點再來處理這種話掛在嘴邊。晚點再來處理這句話，隱含著晚點我就會知道該怎么做了或是過一陣子我就會想出辦法之類的期盼。

　　但其實把工作延到以后再做，最后只會面臨另一個狀況幾乎完全沒有改變的現(xiàn)在而已。大多數(shù)的人都會認為未來的處境會比現(xiàn)在好，未來的自己會比現(xiàn)在的自己更有能力，可惜那只是一種錯覺。

　　阻撓工作進展的重要因素之一，就是不肯付諸行動。復(fù)雜或是費時的工作，通常只要愿意動手處理，就已經(jīng)算是完成了一半。把工作留到以后再做，不可能為你帶來任何好處。

　　如果你愿意花費精力在最后沖刺上，為什么不早一點花費相同的精力，在起步后馬上開始沖刺?這么做不僅更能集中精神，而且需要花在工作上的時間也比較短。把龐大的工作切割成許多細節(jié)，訂定完成計劃表，掌握整體的進度，將細節(jié)一件件消化掉，才是正確的策略。

　　一接到工作，請你立刻加以切割并動手處理，千萬不要猶豫。