重點摘要

秘書的服務對象通常為整個部門或是高階主管，視其技能熟練程度或是資歷深淺而定，基本上都需要具備廣泛的軟件操作能力來處理辦公室的行政事務。
通常秘書的工作內(nèi)容可概分為兩大層次，依照工齡區(qū)分為「資深秘書」和「資淺秘書」，二者主要職責和服務對象不盡相同。

職業(yè)特性

秘書必須具備溝通協(xié)調(diào)、高情緒穩(wěn)定、耐心、責任感與解決問題等能力，文件檔案管理仍是秘書最主要的工作內(nèi)容，而主管行程安排確認、數(shù)據(jù)搜尋、會議安排及記錄都是最基本的工作內(nèi)容。原則上，現(xiàn)今秘書的主要工作仍與傳統(tǒng)的秘書相同，只是使用的工具進步了。新進人員的工作與資深者相比有很大的比例是基礎行政方面，而資深人員重點在于協(xié)助部門主管處理部門事務。

隨著辦公室作業(yè)愈趨復雜繁重，秘書的角色也日益重要；因為辦公室的電腦自動化和組織重整，導致秘書開始承擔管理和專業(yè)人員的部分責任，除了執(zhí)行與協(xié)調(diào)辦公室行政活動之外，儲存、檢索和整合信息并提供給主管、同僚、顧客也是必要的工作。

實務上，企業(yè)常將秘書依工齡區(qū)分為「資深秘書」和「資淺秘書」，資深、資淺沒有明確的工齡界線和工作范圍，主要還是看主管和公司規(guī)定。無論是資深秘書或資淺秘書，都需要利用各式各樣的辦公室設備來完成任務，像是傳真機、復印機、掃描機、視訊會議和電話系統(tǒng)，而基本行政作業(yè)能力則為共同基礎；通常必須利用電腦預先完成管理者與專業(yè)人員應該處理的工作，例如設計空白表格、編輯信件、管理數(shù)據(jù)庫，并應利用軟件來完成會議報告與文件作業(yè)等。

秘書并非只做靜態(tài)行政作業(yè)，在某些特定的產(chǎn)業(yè)或部門，可能還要與供應商交涉，且隨著公司規(guī)模而有不同的交涉程度，大型公司因為分工較細，與上下游廠商的交涉也僅限于初步聯(lián)絡事宜，后續(xù)的工作可交由專業(yè)人員去處理；然而在規(guī)模較小的公司中，秘書可能必須全程參與整個交易過程。

一般而言，資深人員常見的職稱為執(zhí)行秘書、機要秘書、總經(jīng)理特助、董事長特助等，通常僅針對高階主管個人提供服務，除了執(zhí)行主管所交付的命令之外，還要處理與主管相關的行政事務，例如：商業(yè)書信的往來、與其他主管的聯(lián)系、連絡和排定會議行程、準備統(tǒng)計數(shù)據(jù)報告、負責公共關系事務、跨公司及部門工作協(xié)調(diào)、協(xié)助項目計劃的評價/擬定/執(zhí)行與追蹤、主管會議運作準則訂定及追蹤、董事長及主管交辦事務處理、部門預算編列、員工訓練，甚至可能包括雇用與監(jiān)督其他工作人員；

比起資淺秘書，資深者必須擔負更復雜、艱難的職責，并且擔任部門之間或主管間的橋梁。資淺秘書常見的職稱為辦公室助理、行政助理、業(yè)務助理、部門秘書等，通常不只針對主管個人提供服務，對象可能為一個部門、二級主管或整個企業(yè)，業(yè)務上會接觸到的不僅僅只有直屬主管，還會處理到工程師或其他管理人員的事務；在有制度、規(guī)模較大的公司，人數(shù)可能多到形成一個處理全公司行政作業(yè)的單位或部門，基本作業(yè)為數(shù)據(jù)歸檔、協(xié)助部門主管處理部門事務、會議安排、支援翻譯、各部門行政庶務、文件繕打/收發(fā)、檔案管理等。

另外，尚有其他特殊職稱秘書或?qū)I(yè)秘書，這類秘書隨著經(jīng)驗和產(chǎn)業(yè)而有不同的工作責任，像是法律和醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)可能會需要熟悉專業(yè)術語和流程知識的秘書來協(xié)助完成高度專業(yè)的工作，部分產(chǎn)業(yè)或公司則可能會要求具備與供應商交涉的經(jīng)驗；但大體而言，多數(shù)產(chǎn)業(yè)不會要求如此瑣碎，對于一般秘書的要求并不嚴格，主要系因為在現(xiàn)代企業(yè)專業(yè)分工的情況下，許多產(chǎn)業(yè)都有專業(yè)經(jīng)理人去處理專業(yè)問題，秘書只要具備基本行政作業(yè)能力即可。

秘書正在處理日常庶務

工作條件

秘書的工作地點分布廣泛，幾乎每個產(chǎn)業(yè)或企業(yè)都需要秘書，通常在學校、醫(yī)院、私人企業(yè)、政府機構、律師事務所或藥廠等都可以見其蹤跡。秘書的工作時間依主管而定，如果主管有上班，秘書就必須隨行在旁，重點是以配合主管的時間、習慣為原則；大多數(shù)秘書還是朝九晚五的正常上下班，有些則從早上9:00到下午6:00，基本上還是平均一星期40小時，一天工作8小時的全職員工。另外，加班時段和休假制度通常是依公司規(guī)定，周休2日是最基本的；彈性工時方面，國內(nèi)秘書較無此種情況，大多數(shù)秘書都是穩(wěn)定上下班的上班族

秘書因工作內(nèi)容及時數(shù)的關系，長時間待在辦公椅上是無法避免的；有些秘書負責繕打、輸入數(shù)據(jù)，會盯著電腦屏幕相當長的時間，因而有可能造成眼睛疲勞、感受壓力和手腕受傷等職業(yè)傷害。

秘書遠距離辦公雖然是一個很理想的情況，但現(xiàn)實中卻很難辦到及運用，尤其是在沒有完善的辦公室系統(tǒng)支持下。而工作分享則因為秘書之間的工作性質(zhì)大致相似，所以大部分的工作都可以互相支持；但對于個人特定的專業(yè)職責，則必須由專人處理，而無法達到完全的分享。?

訓練資格及升遷

高中學歷以上、具備中英文打字能力、數(shù)字概念清楚、應對得體，即可擔任最基層的秘書職位，但隨著高等教育普及，大專以上學歷漸漸變成普遍的要求，能廣泛應用各種軟件者（如文字處理、電子表格與數(shù)據(jù)庫管理等）較容易受到青睞，并應專精或擅長于文字輸入、拼字、標點符號、文法以及口語溝通。由于秘書在處理有關人際問題上需具備相當程度的機智，因此雇主也傾向?qū)で竽芴峁┖玫念櫩头张c具備良好人際關系技巧者；因此，具備謹慎、判斷力、組織或管理能力、主動、口風緊以及獨立工作的能力對于擔任高階行政職位者而言更是重要。

擔任秘書工作亦需具備基本的書記/語文/顧客服務/電腦與行政管理等相關知識、閱讀能力/時間管理/口語溝通與協(xié)調(diào)整合等技能，以及主動聆聽與學習、自我控制等態(tài)度。隨著辦公室自動化的發(fā)展，持續(xù)的教育與再訓練對于秘書工作將愈來愈重要；辦公室環(huán)境的改變，增加了對于調(diào)節(jié)力強與具備多技能秘書的需求。因此秘書可能需要上課或參加在線教育系統(tǒng)，以學習如何使用新的辦公科技（如信息儲存系統(tǒng)、掃描儀、網(wǎng)際網(wǎng)絡或最新的套裝軟體等），小型組織內(nèi)甚至必須負責辦公設備的選擇與維修。

秘書可藉由許多方式來獲得所需的技能，在內(nèi)部訓練方面有基本辦公室訓練、語文能力訓練、時間管理、項目管理、最新軟件的學習等，外部訓練方面則可考慮秘書協(xié)會所提供的訓練課程；若有意愿的話，也可依公司補助進修的相關辦法自行前往社區(qū)大學或勞動部勞動力發(fā)展署進行在職進修。

一般來說，秘書的升遷系指晉升到負有更多責任的行政職位。由于秘書的績效難以量化計算，因此能擴充自己對于公司運作的相關知識、增加本身的技能并建立良好人際關系者，將較能晉升為資深或執(zhí)行秘書、辦事員的監(jiān)督者或部門的管理者等；而具備文書處理經(jīng)驗的秘書，則能發(fā)展至文字處理或數(shù)據(jù)輸入的訓練者、監(jiān)督者或管理者。此外，秘書透過對企業(yè)內(nèi)部的熟悉及對組織專業(yè)的學習，也可以跨部門發(fā)展，國內(nèi)有不少公司人力資源主管或客戶服務主管是由秘書轉(zhuǎn)任的成功案例。

前景與展望

受辦公室自動化及組織重整的影響，近年來秘書的生產(chǎn)力大幅增加，電腦、電子郵件、掃描機以及語音留言系統(tǒng)等均使其工作更能達到事半功倍的效果。電腦普遍化將對秘書的工作內(nèi)容造成沖擊，未來秘書有可能不需要到辦公室上班，在家中利用網(wǎng)絡、電腦就可以從事文書處理等工作；但客戶接待、溝通聯(lián)系的部分仍然需要自己來做，例如接聽電話等，也因此有「電話秘書」應運而生。也因為自動化設備的使用，秘書的人數(shù)將會愈來愈少，其工作分配及服務對象也產(chǎn)生一些改變。

由于e化和科技發(fā)展的關系，許多主管都能夠應用電腦來處理行政上的事務，有愈來愈多的專家及經(jīng)理人自已處理文書及少量數(shù)據(jù)登錄，而不是交給秘書執(zhí)行；當愈來愈多人都能做秘書的相關工作時，許多公司將過去一個專家/主管配置一個秘書的傳統(tǒng)，擴充其服務對象至一個部門或一個單位，以提高秘書的服務效益。這將導致只處理行政工作的基層秘書可能被解雇、被約聘/派遣人員取代，或是直接將打字、數(shù)據(jù)輸入、行程安排等簡單的例行工作外包給其他專職公司，以減低組織對秘書人員的依賴與需求。

另一方面，雖然辦公室科技不斷進步，使得秘書的工作愈來愈容易被取代，但秘書工作中屬于人際互動性質(zhì)的部分倒是很難被自動化，包括會議規(guī)劃與記錄、與顧客接觸、高階主管私人公關事務等等；高階主管秘書通常都是在執(zhí)行此類互動性質(zhì)較高的工作，因為其所累積的廣闊人脈、對公司和產(chǎn)業(yè)內(nèi)運作體系的了解，以及高階主管的信賴等，將使得高階秘書愈來愈受重視且不容易被取代。

在辦公室e化的沖擊下，秘書工作將不再需要這么多人手，因此原本擔任秘書的人會利用其基本工作能力，逐步接觸其他部門的工作（例如人力資源等后勤支持部門，或是類似行銷等需要展現(xiàn)人際互動技巧的部門），而漸漸地移轉(zhuǎn)其工作與專業(yè)重心。

以就業(yè)市場而言，大多數(shù)公司中最高階秘書（如董事長特助、總經(jīng)理特助、執(zhí)行秘書、機要秘書等）通常只有一個職缺，且任職期間很長，底下的秘書不容易有晉升及發(fā)展機會，所以國內(nèi)很少有人立志一輩子擔任秘書。大部分的人將秘書工作當成轉(zhuǎn)職跳板，尤其是跳到人力資源部門；主要系因為很多老板希望人力資源部內(nèi)的員工是自己所熟識且信賴的人，所以通常秘書轉(zhuǎn)往人力資源部門發(fā)展看起來是件很自然的事。

這趨勢意味著將來秘書的工作職涯會面臨更多挑戰(zhàn)，并且需要學習多面向的知識與技能（如對數(shù)字的敏感度、多種外語能力、人際關系的處理、主動多為老板著想等等），才不會在電子化的潮流下被淘汰；另外，發(fā)掘自己的第二專長、找到核心能力，以提升秘書在團隊中的附加價值，亦是未來成功的秘書所需追求的目標。