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想要搞定工作，就要先精通工作流程的5步驟，拿回時(shí)間的主導(dǎo)權(quán)，才能更游刃有余地處理工作。

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有些人事情一多，工作便會(huì)手忙腳亂心煩氣燥，想要搞定工作，就要先精通工作流程的5步驟，才能更游刃有余地處理工作。事情再多照樣做好的搞定5步驟，搞定的5個(gè)步驟包括：

1.「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項(xiàng)。

2.「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動(dòng)。

3.「整理」（organize）上述結(jié)果，提出可行動(dòng)的選項(xiàng)。

4.「回顧」（reflect）選項(xiàng)清單，接著做出抉擇。

5.「執(zhí)行」（engage）決定的行動(dòng)。

這5個(gè)步驟可以靈活變化，如果要發(fā)揮到淋漓盡致，就必須要有良好的技巧和工具輔助，并排除想要試圖一次完成5個(gè)步驟的想法。

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捕捉真正要捕捉的事善用收集工具

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如果每件事想要做到盡善盡美，就必須知道用正確最有效的方式，去捕捉真正要捕捉的事。首先你要去搜集表示工作上未竟事項(xiàng)的提示，例如急迫要處理的、私人的、職場(chǎng)的、不重要的事、不該如此的事等。

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只要是應(yīng)該、必須或理當(dāng)去做的事，就會(huì)形成未竟事項(xiàng)，此時(shí)這些清單就要暫時(shí)先存放在收集工具中，直到有時(shí)間能夠定義及處理時(shí)該如何因應(yīng)。收集工具也就是捕捉的工具，從一般簡(jiǎn)單到高科技都有，包括實(shí)體收件匣、紙張與筆記本、數(shù)位裝置與錄音筆、電子郵件與短信等。

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實(shí)體收件箱就是各種材質(zhì)制成的文件架，能夠用來(lái)收集需要分類的文件與物品，例如重要的會(huì)議紀(jì)錄、信件、雜志、報(bào)表等。紙張與筆記本則是可用來(lái)書寫的筆記本或是空白的內(nèi)存卡，可以用來(lái)記下待辦事項(xiàng)，或是重要來(lái)電信息，突如其來(lái)的創(chuàng)意想法。

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科技日新月異，所有新穎的行動(dòng)科技裝置，都可以用來(lái)隨手做筆記和錄音，記下待辦的事情。電子郵件與短信則是接收外來(lái)的信息及聯(lián)系用途，都會(huì)被安放在某個(gè)虛擬空間內(nèi)，等待閱讀及處理。

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但捕捉如果想要成功，就必須具備幾個(gè)條件。一將所有未竟事項(xiàng)逐出腦袋，放在收件箱中；二是收集的工具不能多，只要夠用就好；三必須定期清空收集工具，對(duì)待辦事項(xiàng)做更清楚的定義及決定怎么去做。

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判斷是否可行動(dòng)定期檢查工作清單

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面對(duì)收件匣一堆未處理的事項(xiàng)，你要先學(xué)會(huì)問(wèn)自己那是什么？是否可行動(dòng)？如果答案為否，就有3種可能，1.那是個(gè)垃圾，不需保留；2.現(xiàn)在不必要行動(dòng)，但之后可能需要處理；3.可當(dāng)成參考資料，日后需要時(shí)可派上用場(chǎng)。

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答案為是的話，就要采取下一步行動(dòng)，就是為了讓事情朝向完成的方向進(jìn)行。一旦決定好采取下一步行動(dòng)，就會(huì)產(chǎn)生三個(gè)選項(xiàng)──立即執(zhí)行、委托他人或延遲處理。如果事情能在2分鐘內(nèi)搞定，就該在理清時(shí)立即執(zhí)行；如果會(huì)超過(guò)2分鐘，你就要自問(wèn)：我是執(zhí)行的合適人選嗎？如果否，就委派給適合的單位；如果要花2分鐘以上，自己又是合適人選，就必須延遲處理，并記在下一步行動(dòng)清單（登錄至日歷）中追蹤進(jìn)度。

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而回顧就是要定期檢查日歷和檔案系統(tǒng)中的每日文件夾，確認(rèn)當(dāng)天必須去做的事項(xiàng)，再評(píng)價(jià)其他需要完成的事情。決定執(zhí)行時(shí)，請(qǐng)記得4項(xiàng)限制條件：情境、可用時(shí)間、可用精力、優(yōu)先級(jí)。以情境來(lái)說(shuō)，人當(dāng)下能做什么總會(huì)受到環(huán)境限制，少數(shù)行動(dòng)可以在任何地方執(zhí)行，但大多數(shù)行動(dòng)必須在特定地點(diǎn)，如辦公室等?？捎脮r(shí)間就是何時(shí)需要做別的事？如果你5分鐘后就要開會(huì)，那就無(wú)法做需要長(zhǎng)時(shí)間的任何行動(dòng)。然后你要評(píng)價(jià)自己有多少精力及腦力能夠執(zhí)行，并衡量事情的優(yōu)先級(jí)。

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想要有所改變，你該好好檢查工作方法和工具，拿回時(shí)間的主導(dǎo)權(quán)，才能在工作和生活中取得最佳的平衡。