如何管理你的時(shí)間和你的工作量？

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你是那種難以掌握辦事時(shí)間的人嗎？有時(shí)您是否害怕甚至開始列出工作表，因?yàn)橐龅氖虑樘嗔?？無(wú)論您是想提高效率、完成更多工作，還是想在不確定的時(shí)期找到一種工作方式，您并不孤單。

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目前，當(dāng)我們努力應(yīng)對(duì) COVID-19 的影響時(shí)，我們中的許多人都面臨著一種新的工作方式，并試圖在快速變化和不確定的環(huán)境中保持最優(yōu)先的地位。在最好的時(shí)候，找到你的焦點(diǎn)可能很困難。在感覺(jué)最糟糕的時(shí)候，它是無(wú)限困難的。

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作為職業(yè)教練，我?guī)椭鷮I(yè)人士做好他們的工作并實(shí)現(xiàn)他們最大的目標(biāo)。在大流行期間處理工作令人生畏且前所未有。但是，我們都與我們的恐懼、擔(dān)憂和挑戰(zhàn)同在。我們的工作方式和所做的事情會(huì)有所不同，我們面臨的環(huán)境是獨(dú)一無(wú)二的，但通常面臨的挑戰(zhàn)是“如何立即完成這個(gè)、這個(gè)和這個(gè)？” 幾乎是通用的。

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如果您正在尋求幫助以更好地管理時(shí)間和優(yōu)先處理工作量，這里有一些方法可以實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)目標(biāo)。

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清楚大局

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在確定待辦事項(xiàng)列表的優(yōu)先級(jí)時(shí)，重要的是要考慮大局。什么是最重要的，什么是最關(guān)鍵的。如果你有一個(gè)老板，要有效地做到這一點(diǎn)，你們倆必須保持一致。

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使用團(tuán)隊(duì)會(huì)議或一對(duì)一會(huì)議來(lái)充分發(fā)揮作用。每個(gè)人的管理風(fēng)格都不同，您可能已經(jīng)知道自己在做什么。即使您在待辦事項(xiàng)清單上很清楚，重要的是要確保你們都在關(guān)于您角色的關(guān)鍵職責(zé)和目標(biāo)的同一頁(yè)面上。

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沒(méi)有什么比花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)完成一項(xiàng)任務(wù)更糟糕的了，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)你的經(jīng)理很沮喪，因?yàn)樗麄兿Ｍ惆褧r(shí)間完全投入到別的事情上。在可能的情況下，您應(yīng)該清楚地了解什么是必需的，什么是時(shí)間敏感的。

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安排您最重要的任務(wù)

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當(dāng)您了解情況后，您就可以開始找出完成工作的最佳方式。我總是建議我的客戶提前計(jì)劃他們的工作日。如果您知道需要滿足固定的最后期限，請(qǐng)弄清楚完成工作需要多少時(shí)間，并考慮額外的時(shí)間以防萬(wàn)一。我依靠我的每周計(jì)劃表，其中包括提示我寫下我本周關(guān)注的內(nèi)容。在一周開始之前記下優(yōu)先事項(xiàng)提醒我為重要的事情騰出時(shí)間。

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通常，很容易感覺(jué)每天都沒(méi)有時(shí)間了。待辦事項(xiàng)清單可能永無(wú)止境，如果您發(fā)現(xiàn)自己沒(méi)有完成所需的一切，是時(shí)候退后一步反思了。一天只有這么多小時(shí)。為了提高工作效率，您應(yīng)該優(yōu)先考慮最重要的事情，這樣最關(guān)鍵的任務(wù)就不會(huì)被放棄。

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一位了不起的教練，Dear Anne Media 的Stephanie Zhong給了我一個(gè)很棒的提示，我現(xiàn)在每天都在應(yīng)用。她建議在索引卡上寫下當(dāng)天最重要的三個(gè)優(yōu)先事項(xiàng)。如果您沒(méi)有索引卡，則可以使用便利貼或小紙條。她的建議是將前三個(gè)必須做的事情放在一個(gè)你可以整天看到的地方。如果您的優(yōu)先事項(xiàng)寫在您偶爾看一眼的計(jì)劃表或筆記本上，它們可能不會(huì)留在腦海中。將便箋放在工作站上，在工作時(shí)隨身攜帶或?qū)⑵滟N在屏幕上，將作為視覺(jué)提醒讓您保持正軌。

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確保您已分配時(shí)間來(lái)完成優(yōu)先任務(wù)。如果你不這樣做，你就是在為失敗做準(zhǔn)備。根據(jù)您的工作環(huán)境，這可能需要與您的經(jīng)理或團(tuán)隊(duì)合作，以確保您在一天開始時(shí)有所需的時(shí)間?；蛘撸赡苡凶灾鳈?quán)在日歷上安排時(shí)間，以確保您可以完成優(yōu)先事項(xiàng)。

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如果您的優(yōu)先事項(xiàng)是定期發(fā)生的任務(wù)，請(qǐng)制定一個(gè)時(shí)間表和習(xí)慣，讓您盡最大努力做好工作。例如，如果您需要在每周五上午 11 點(diǎn)之前發(fā)送每周報(bào)告，請(qǐng)從該截止日期開始追溯以創(chuàng)建小型里程碑并創(chuàng)建流程來(lái)支持它們。不要忘記給自己留出回旋余地，因?yàn)榭赡軙?huì)突然出現(xiàn)一些可能使您出軌的事情。

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排除拖延癥

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如果您與拖延作斗爭(zhēng)，那么您并不孤單。說(shuō)實(shí)話，我必須通過(guò)它才能按時(shí)為我的編輯完成這篇文章。我們中很少有人對(duì)自我破壞行為免疫，這種行為會(huì)導(dǎo)致推遲我們知道我們真正需要處理的任務(wù)。當(dāng)您知道需要做什么，但在開始時(shí)遇到問(wèn)題時(shí)，您可以嘗試一些疑難解答。

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第 1 步：想象一下完成任務(wù)后的感受。

如果有幫助，給自己獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)。我個(gè)人喜歡積極的強(qiáng)化，比如用我最喜歡的零食或放縱來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)自己，而不是懲罰。畢竟，如果你沒(méi)有完成你的可交付成果，向你的經(jīng)理解釋原因，或者在我的例子中是你的編輯，這將是足夠的懲罰。

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第 2 步：阻止其他所有內(nèi)容。

盡量減少任何可能妨礙入門的干擾。這可能涉及關(guān)閉互聯(lián)網(wǎng)瀏覽器、靜音 Slack、移動(dòng)您的位置或戴上耳機(jī)。無(wú)論你需要什么才能集中注意力，去做吧。

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第 3 步：將您的任務(wù)分解為更小的部分。

首先將任務(wù)分解為更小的可管理步驟。就我而言，對(duì)于這篇文章，我沒(méi)有考慮“我必須一口氣寫 1,500 個(gè)單詞”，而是開始詳細(xì)說(shuō)明我想分享的內(nèi)容，并為每個(gè)部分創(chuàng)建帶有想法的項(xiàng)目符號(hào)。這立即使我接下來(lái)需要做的事情變得更加切實(shí)可行。

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我們都有不同的工作風(fēng)格。如果它有助于嘗試番茄工作法，包括專注于你的任務(wù)工作 25 分鐘，休息 5 分鐘，再跳回去 25 分鐘，再休息一次等等。我個(gè)人更喜歡做 45 分鐘的爆發(fā)，然后休息 15 分鐘左右重新組合。找到最適合你的節(jié)奏。

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第 4 步：跳入

接下來(lái)，您需要撕掉創(chuàng)可貼并開始。通常，我們的頭腦會(huì)夸大任務(wù)比實(shí)際情況更大、更可怕或更費(fèi)力。剛開始，而且越早開始，越早完成

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一旦開始，就堅(jiān)持下去。這需要紀(jì)律。如果你承諾做某事，那就去做吧。畢竟，你想被稱為不能依賴的人嗎？

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掌握你的心態(tài)

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如果您需要幫助來(lái)完成一項(xiàng)任務(wù)，特別是如果它是一項(xiàng)正在進(jìn)行的任務(wù)，那么保證您會(huì)找到大量的應(yīng)用程序。我們幾乎處于飽和點(diǎn)，所有應(yīng)用都有一個(gè)應(yīng)用程序，但在這種情況下，我不想引導(dǎo)您訪問(wèn)神奇下載列表。您需要利用的最重要的工具是您已經(jīng)擁有的工具。這是你的心態(tài)。

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在暢銷書《高效能人士的 7 個(gè)習(xí)慣》中，作者斯蒂芬·R·柯維提醒我們“挑戰(zhàn)不是管理時(shí)間，而是管理自己”。心理學(xué)家蓋伊·亨德里克斯 (Gay Hendricks) 在他的著作《大躍進(jìn)》( The Big Leap) 中進(jìn)一步闡述了這一概念，并解釋了愛(ài)因斯坦時(shí)間的概念。亨德里克斯認(rèn)為，與其將時(shí)間視為有限的資源，不如我們自己創(chuàng)造時(shí)間并決定如何使用和應(yīng)用它。因此，我們可以選擇創(chuàng)造時(shí)間，也可以選擇創(chuàng)造時(shí)間壓力。我們可以通過(guò)在我們擁有的時(shí)間內(nèi)采取的行動(dòng)來(lái)決定。

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如果你一開始的心態(tài)是你可以并且將會(huì)完成你的優(yōu)先任務(wù)，然后采取行動(dòng)，你就更有可能成功。如果你一開始感到焦慮或沮喪，或者覺(jué)得時(shí)間對(duì)你不利，那就更難熬過(guò)去了。

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如果您傾向于過(guò)度承諾和交付不足，那么是時(shí)候打破這種習(xí)慣了，即使您錯(cuò)過(guò)了為自己設(shè)定的個(gè)人最后期限。有時(shí)我們會(huì)嚴(yán)重低估完成某些事情所需的時(shí)間。對(duì)您擁有的時(shí)間、所涉及的步驟以及需要完成的工作保持客觀和現(xiàn)實(shí)。

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如果您有很多事情要處理，請(qǐng)選擇一件您必須先做的事情。我嘗試“先做最壞的事”，這讓我能夠在一天開始時(shí)完成我一直害怕的任務(wù)。設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制并堅(jiān)持下去。努力工作可以成為完成任務(wù)的一個(gè)很好的動(dòng)力。消除任何干擾，以便您可以專注于需要做的事情并更快地解決它。如果有幫助，創(chuàng)建個(gè)人激勵(lì)作為最終完成工作的獎(jiǎng)勵(lì)。

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如果您即將超過(guò)最后期限，下一步該怎么做

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如果你感到不知所措、筋疲力盡，或者擔(dān)心你會(huì)趕上最后期限，不要把頭埋在沙子里。大多數(shù)問(wèn)題都是可以解決的，但您必須準(zhǔn)備好探索可能的選項(xiàng)。如果一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)的時(shí)間不多了，這里有一些損害限制選項(xiàng)需要考慮。

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在到達(dá)時(shí)間緊迫的不歸路之前，開始與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通和解決問(wèn)題。提供當(dāng)前狀態(tài)的更新以管理期望并確定范圍或截止日期是否有任何靈活性。

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如果沒(méi)有，就如何交付所需的最關(guān)鍵組件提出建議。它可能是從他人那里獲得幫助或輸入，調(diào)整方法或轉(zhuǎn)移資源或重點(diǎn)，以使您到達(dá)需要的位置。

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如果你是團(tuán)隊(duì)的一員，看看是否有人可以提供幫助。尋求幫助并承認(rèn)自己正在掙扎似乎很可怕，但不要害怕去做。如果你遇到了一個(gè)突破點(diǎn)并覺(jué)得你的盤子里有太多東西，你應(yīng)該說(shuō)點(diǎn)什么。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，您的誠(chéng)實(shí)將有助于整個(gè)團(tuán)隊(duì)并有益于您的工作。如果您手頭上的事情太多，請(qǐng)?jiān)诮刂谷掌谇芭c您的經(jīng)理談?wù)?。誠(chéng)實(shí)，避免抱怨并提供可以提供幫助的主動(dòng)解決方案。

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因?yàn)槲覀兲焐蜁?huì)不斷推動(dòng)自己前進(jìn)，所以感覺(jué)自己做得還不夠，這種情況并不少見(jiàn)。當(dāng)你完成你的待辦事項(xiàng)清單時(shí)，不要忘記寫下你的成就和你已經(jīng)完成的事情。不要只關(guān)注列表中尚未完成的內(nèi)容。每天晚上，我都會(huì)在我的計(jì)劃表中每天記下我所做的事情。到周末時(shí)，我總是對(duì)自己錄制的內(nèi)容感到驚喜。毫無(wú)疑問(wèn)，它比我記得的要多，而且它是閱讀的動(dòng)力。因此，請(qǐng)跟蹤您正在完成的工作，并記住在此過(guò)程中獎(jiǎng)勵(lì)自己。

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